IT-pædagogisk vejledning, Helsingør Gymnasium, 2015-2016
Håndtering af brugerkonti i Google (lærere og elever)
Lærere
Lærerkonti suspenderes af en administrator, når lærerens ansættelse på HG ophører.
Der er således ikke længere adgang til login. Derved forhindres kontoen brugt efter at ansættelsen er ophørt.
Lærerkonti slettes aldrig, fordi:
1) Man kan senere få brug for adgang til dokumenter og mails.
2) Hvis brugeren slettes, så forsvinder også de dokumenter, som vedkommende ejer! Det vil være uheldigt, hvis dokumentet er delt med andre.
Alternativt kan ejerskab overføres til en anden lærer. Men det kræver 100% accept fra fratrædende lærer - for der kunne gemme sig private dokumenter ind imellem!
En konsekvens af at lærerkonti kun suspenderes og ikke slettes er, at initialerne for lærere aldrig må genbruges!
Hvis en ny lærer får en tidligere lærers initialer, så vil den nye lærer få adgang til den tidligere lærers mail, dokumenter, kalender osv!
HG's administration skal således undersøge om et muligt initial er eller har været i brug.
HG er gået fra 2 bogstaver som initial til 3 bogstaver, så det er lettere at finde nye initialer.
Elever
De nye studenter suspenderes primo august, når det nye skoleår går igang.
I juni slettes de gamle studenter fra året før, så der ikke kommer navnekonflikt med de nye elever.
I året efter studentereksamen kan elever henvende sig, og få åbnet for evt. at hente backup.
Glemt password til konto
Skriv en besked til SJ i Lectio. Så ses nemlig det fulde brugernavn.
Så kan SJ gå ind som SUPERADMIN og give et nyt password, og kræve skift af password ved login.
Brugeren får så en svarbesked med oplysning om nye password.
Genåbning af konto
Hvis det er aktuelt, så skriv en besked i Lectio til SJ.
Brugeren gøres aktiv igen (det forventes at brugeren kan huske sit password).
Brugeren får en uges frist (hvis der ønskes længere, så må man sige til). Er adgangen hurtigt brugt, så kan brugeren bare melde det tilbage.
SJ indskriver i kalender, at brugerens konto igen skal suspendres om 1 uge.Det sikrer at kontoen bliver lukket igen.
Ovenstående skulle gerne sikre, at brugeren kan være sikker på, at andre (f.eks. ADMIN) ikke har været inde og læse på kontoen.
Og sikre at brugere, som ikke længe er ansat på HG, ikke udgiver sig for det ved at sende mails fra kontoen.